Arbetsordning

Arbetsordning 

Kurator och styrelse 

1 § 

Kuratorn utövar överinseende i Klubbens verksamhet. 

Kurator har till uppgift att med råd och anvisningar bistå Klubbens styrelse, fungera som kontaktperson mellan föreningen och Åbo Akademis administration samt att fullgöra övriga i dessa stadgar kurator ålagda förpliktelser. 

Kurator äger rätt att närvara vid Klubbens ordinarie och extra möten och därvid leda förhandlingarna, dock utan att delta i omröstningarna. Kurator äger rätt att närvara vid styrelsens samt alla inom Klubben verkande utskott och kommittéers sammanträden och därvid uttala sig. 

2 § 

Styrelsen åligger: 

  1. Att leda och organisera Klubbens verksamhet.
  2. Att förbereda ärenden som skall behandlas av klubbmöte.
  3. Att verkställa av klubbmötet fattat beslut.
  4. Att besluta om utbetalningar inom ramen för Klubbens budget eller anslag, som av Klubben särskilt utanordnats.
  5. Att till vårmöte inlämna en verksamhetsberättelse för det gångna verksamhetsåret.
  6. Att till höstmöte inlämna förslag till budget och en skriftlig verksamhetsplan för det kommande verksamhetsåret.
  7. Att anordna regelbunden kanslidejour.
  8. Att representera Klubben utåt.
  9. Att handha försäljningen av Klubbens medlemsartiklar.
  10. Att under januari månad ge prov på goda kunskaper i föreningens styrdokument.
  11. Att utbilda och stöda följande styrelse samt att skriva en skriftlig redogörelse om det gångna året.

Styrelsen är skyldig att närvara samt utföra sina åliggande ansvarsområden. 

3 § 

Styrelseordförande åligger: 

  1. Att fungera som ordförande för styrelsen.
  2. Att leda styrelsens förhandlingar.
  3. Att enligt styrelsens beslut sammankalla Klubbens och styrelsens möten.
  4. Att vaka över styrelsens arbete samt verkställandet av beslut.
  5. Att handha Klubbens arkiv.

Styrelseordförande äger rätt att närvara vid alla inom Klubben verkande utskotts eller kommittéers sammanträden och därvid yttra sig. 

4 § 

Vice ordförande åligger: 

  1. Att fungera som ordförande för styrelsen vid förfall av styrelseordförande.
  2. Att föra protokoll vid Klubbens och styrelsens möten.
  3. Att sammanställa årsberättelsen.
  4. Att föra register över Klubbens medlemmar.
  5. Att se till att kraven för GDPR uppfylls.
  6. Att bära huvudansvaret för att medlemsundersökningar utförs.
  7. Att ansvara för att upprätthålla samt utveckla alumnverksamheten.
  8. Att ansvara för praktiska arrangemang inför klubbmöten.
  9. Att ansvara för intresseanmälningar för arbetsplikt. 

5 § 

Näringslivsansvarig åligger: 

  1. Att skapa och upprätthålla Klubbens kontakter till näringslivet.
  2. Att fungera som ordförande i näringslivsutskottet.
  3. Att ha en helhetsbild över föreningens samarbetsavtal.
  4. Att ansvara för anskaffande av finansiella medel som stödjer Klubbens verksamhet.
  5. Att samarbeta med Klubbens årfestkommitté för att stödja årsfesten finansiellt och genom andra samarbetsavtal.
  6. Att samarbeta med de övriga utskottens näringslivsansvariga och Henrik Street Journal.
  7. Att koordinera samt utveckla Klubbens företagsmässa, Career Start Expo.
  8. Att beställa in föreningens halare.

6 § 

Högskolepolitiskt ansvarig åligger: 

  1. Att tillvarata högskolepolitiska intressen för studeranden vid ekonomutbildningen vid Åbo Akademi.
  2. Att fungera som ordförande i högskolepolitiska utskottet.
  3. Att regelbundet sammankalla möten med förtroendevalda. medlemmar i Åbo Akademis förvaltningsorgan samt Åbo Akademis Studentkår.
  4. Att regelbundet vara i kontakt med utbildningslinjeansvariga vid ekonomutbildningen.
  5. Att leda magisterverksamheten samt att koordinera de nya magisterstuderandenas orienteringsvecka.
  6. Att ansvara för verksamheten riktad till abiturienter.
  7. Att hålla kontakt med studerandekontaktpersonen för Finlands Ekonomer.

7 § 

Ekonomiansvarig åligger: 

  1. Att inom styrelsen ägna sig åt Klubbens ekonomiska frågor.
  2. Att fungera som ordförande i ekonomiutskottet.
  3. Att handha Klubbens räkenskaper och avsluta dem per 31.12.
  4. Att till klubbmötet och styrelsemöten avge rapport om Klubbens ekonomiska läge.
  5. Att till september klubbmöte framställa ett halvårsbokslut.
  6. Att kvartalsvis avge rapport om budgetuppföljning till ekonomiutskottet.
  7. Att koordinera och kommunicera med utskottens ekonomiansvariga.
  8. Att agera som stöd för projektansvarig vid budgeteringen av Glöggrundan 2.0.
  9. Att handha och bokföra Klubbens lager. 

8 § 

Kommunikationsansvarig åligger: 

  1. Att öka medlemmarnas kännedom om Klubbens aktiviteter genom att säkerställa ett kontinuerligt informationsflöde.
  2. Att fungera som ordförande i kommunikationsutskottet.
  3. Att ansvara över Klubbens webbsidor samt andra sociala medier.
  4. Att koordinera kommunikationsflödet mellan utskotten och Klubbens medlemmar.
  5. Att fungera som kontaktperson för HSJ.
  6. Att handha Klubbens bildgalleri och kontinuerligt uppdatera detta.

9 § 

Socialpolitiskt ansvarig åligger: 

  1. Att fungera som ordförande för det socialpolitiska utskottet.
  2. Att fungera som lagledare för Henrik Street Athletics.
  3. Att ansvara för en kontinuerlig idrottsverksamhet för Klubbens medlemmar.
  4. Att ordna idrottsverksamhet i samordnad med andra föreningar och samarbetspartners.
  5. Att ordna evenemang som främjar medlemmarnas fysiska och psykiska välmående.
  6. Att ansvara för arrangemanget av Wapprodden.
  7. Att koordinera tutorernas arrangerande av Klubbens studieorienteringsvecka och annan tutorverksamhet.

10 § 

Projektansvarig åligger: 

  1. Att fungera som ordförande för projektutskottet.
  2. Att bära föreningens ansvar i projekt som utförs som samarbeten med andra studentföreningar.
  3. Att ordna evenemang i samarbete med företag med utskänkningstillstånd.
  4. Att ansvara över Glöggrundan 2.0.

11 § 

Utrymmesansvarig åligger: 

  1. Att fungera som ordförande i Källargardet.
  2. Att ansvara för Klubbens utrymmen.
  3. Att tillsammans med sitt utskott stöda årsfestkommittén genom att ansvara för skötseln av Klubbens utrymmen under årsfestveckan.

12 § 

Kulturansvarig åligger: 

  1. Att fungera som ordförande för kulturutskottet.
  2. Att ansvara för Klubbens utlandsexkursion: Stora exkursionen.
  3. Att ordna kulturrelaterade evenemang och exkursioner.
  4. Att ansvara över Klubbens insamling av information om utbytesmöjligheter och erfarenheter av utbyte.
  5. Att ansvara över och utveckla Klubbens internationella verksamhet.
  6. Att koordinera vappveckans evenemang.

Utskott och kommittéer 

13 § 

Näringslivsutskottet består av Merkantila Klubbens näringslivsansvariga samt 2-5 utskottsmedlemmar. Utskottet fungerar som Klubbens näringslivsdelegation. 

Utskottet styr Klubbens medelanskaffning samt skapar och upprätthåller Klubbens näringslivskontakter. 

Näringslivsutskottet anordnar evenemang som ökar medlemmarnas attraktionskraft på arbetsmarknaden, exempelvis exkursioner, casekvällar och gästföreläsningar. Till näringslivsutskottets uppgifter hör även organiserandet av Företag X samt Career Start Expo (CSE). Näringslivsutskottet bör samarbeta tätt med Klubbens andra utskott för att stöda och utveckla deras verksamhet. 

Utskottets medlemmar föreslås av näringslivsansvarig och väljs på klubbmöte inom december månad. Inom utskottet fördelas följande ansvarsområden under december månad: Medelanskaffning, CSE, kommunikation, exkursioner samt anskaffning av medlemsförmåner. 

14 § 

Högskolepolitiska utskottet består av högskolepolitiskt ansvarig samt högst 2 medlemmar. Utskottet stöder högskolepolitiskt ansvarig i korrespondensen med Klubbens studeranderepresentanter i akademins olika organ samt ser till att informationen om aktuella högskolepolitiska ärenden når Klubbens medlemmar. Utskottet ansvarar även för magisterverksamheten samt orienteringsveckan för nya studerande på magisternivå. 

Medlemmarna till högskolepolitiska utskottet föreslås av högskolepolitiskt ansvarig och väljs på klubbmöte inom december månad. Inom utskottet fördelas följande ansvarsområden inom december månad: Kommunikation, magisterverksamhet samt kontaktperson till studeranderepresentanter. 

15 § 

Närmare bestämmelser om ekonomiutskottet och dess uppgifter stadgas om i ekonomireglementet. 

16 § 

Kommunikationsutskottet består av kommunikationsansvarig och 2-3 medlemmar. Kommunikationsutskottet ansvarar för föreningens interna kommunikation genom åtminstone föreningens hemsida, mejl, planscher och sociala medier. 

Utskottets medlemmar föreslås av kommunikationsansvariga och väljs på klubbmöte inom december månad. Inom utskottet fördelas följande ansvarsområden under december månad: Sociala medier, fotografi samt en Art Director som ansvarar för att skapa Klubbens grafiska material. 

17 § 

Det socialpolitiska utskottet består av socialpolitiskt ansvarig samt högst 5 medlemmar. Det socialpolitiska utskottet ansvarar för att ordna verksamhet som främjar medlemmarnas fysiska och psykiska välmående t.ex. i form av kontinuerlig idrottsverksamhet samt evenemang och exkursioner där social samvaro betonas. 

Utskottets medlemmar föreslås av socialpolitiskt ansvarig och väljs på klubbmöte inom december månad. Inom utskottet fördelas följande ansvarsområden under december månad: Kommunikation, näringsliv, exkursioner, evenemang, Henrik Street Athletics. 

18 § 

Projektutskottet består av projektansvarig och högst 5 medlemmar. Utskottets uppgift är att ordna evenemang i samarbete med företag med utskänkningstillstånd. Projektutskottet ansvarar för organiserandet av Glöggrundan 2.0 och koordinerandet av arbetsgruppen för Glöggrundan. 

Utskottets medlemmar föreslås av projektansvarig och väljs på klubbmöte inom december månad. Inom utskottet fördelas följande ansvarsområden under december månad: Kommunikation, näringsliv, Art Director, försäljning, logistik. 

19 § 

Källargardets uppgift är att ordna fester och sammankomster samt att svara för programmet under dessa. Källargardet sköter om alla klubbutrymmen samt upprätthåller ordningen i dessa. Källargardet består av utrymmesansvarig och högst 16 utskottsmedlemmar. 

Utskottets medlemmar föreslås av utrymmesansvarig och väljs på klubbmöte inom december månad. Inom utskottet fördelas följande ansvarsuppgifter under december månad: Värd/-inna, vice värd/-inna, vice utrymmesansvarig, inköpsansvarig, förrådsansvarig, disponent, programansvarig, kommunikationsansvarig. 

20 § 

Kulturutskottet består av kulturansvarig och högst 5 medlemmar. Kulturutskottets uppgift är att sköta Klubbens internationella verksamhet samt anordna kulturevenemang och exkursioner för Klubbens medlemmar. Kulturutskottet bör även organisera stora exkursionen. Utskottet förbereder åtminstone tre förslag på resmål för stora exkursionen som presenteras för medlemmarna senast i april. Det slutliga resmålet ska sedan röstas fram av Klubbens medlemmar. Utskottet bör även samla in information om medlemmarnas utbytesmöjligheter och erfarenheter av utbyte. 

Utskottets medlemmar föreslås av kulturansvariga och väljs på klubbmöte inom december månad. Inom utskottet fördelas följande ansvarsområden under december månad: Kommunikation, näringsliv, utbyte, exkursioner, evenemang. 

21 § 

Årsfestkommittén består av ordförande, vice ordförande och högst 8 medlemmar. Kommitténs uppgift är att arrangera Klubbens årsfest och utarbeta program för denna fest. Festen omfattar enligt tradition åtminstone följande evenemang, vilka dock inte bör ses som hinder för nya tankar: Solennakt, årsfestupé, nachspiel och sillfrukost. 

Ordförande för årsfestkommittén väljs på höstmöte och ansvarar tillsammans med kommittén för arrangerandet av Klubbens årsfestvecka. Årsfestkommitténs ordförande ska även representera Klubben utåt tillsammans med styrelsen under evenemang som till exempel orienteringsveckan, årsfester och vappveckan. Kommittén bör tillsammans med projektutskottet under vårterminen ordna ett evenemang vars vinst används för att finansiera årsfesten. 

Kommitténs medlemmar föreslås av årsfestkommitténs ordförande och väljs på klubbmöte inom december månad. Inom kommittén fördelas följande ansvarsområden under december månad, Kommunikation, solennakt, bankett, nachspiel, sillfrukost, näringsliv, budgetering. 

22 § 

Redaktionen för Henrik Street Journal, bestående av en chefredaktör och minst fyra redaktörer, ansvarar för utgivningen av Klubbens medlemstidning HSJ. Chefredaktören väljs på höstmötet och fungerar som ordförande för redaktionen. Redaktionen väljs på förslag av chefredaktören på klubbmöte inom december månad. Tidningen bör utkomma minst fyra gånger per år och distribueras åt medlemmar samt samarbetspartners. Som ansvarig utgivare för HSJ fungerar Klubbens styrelseordförande. Redaktionen ansvarar även för att formge Gulnäbbsguiden, upprätthålla Henrik Street Journals sociala medier och hemsida samt att i mån om möjlighet utge den traditionsenliga Sillstryparen kring Klubbens årsfest. 

Inom redaktionen fördelas följande ansvarsområden under december månad: Skribenter, korrekturläsare, formgivning, sociala medier, fotografering, hemsida, Sillstryparen. 

23 § 

Kommittén för utdelning av hedersutmärkelser bär ansvaret att besluta vem som tilldelas stipendier, hedersband, brons-, silver- och guldnålar samt eventuella övriga utmärkelser. Kommittén skall även till klubbmöte föreslå eventuella seniormedlemmar och hedersmedlemmar samt stormästare. 

Kommittén för utdelande av hederstecken väljs senast på september månads klubbmöte på förslag av styrelsen. Kommittén består av sittande styrelseordförande, kuratorn samt fyra studerande som inom mån av möjlighet skall representera olika årskurser. 

24 § 

Arbetsgruppen för Glöggrundans syfte är att ordna det årliga evenemanget Glöggrundan 2.0 tillsammans med projektutskottet. Projektansvarig fungerar som ordförande för arbetsgruppen medan alla projektutskottets medlemmar, förutom Art Directorn, leder var sin arbetsgrupp med ett specifikt ansvarsområde. Arbetsgruppen består av 4-8 medlemmar samt projektutskottet. Medlemmarna bestäms av projektutskottet innan Klubbens vårmöte. 

Övriga stadganden 

25 § 

Inom Merkantila Klubben kan verka specialklubbar. Dessa klubbars stadgar bör stadfästas av klubbmötet. Specialklubbarna kan med Klubbens styrelses tillstånd anordna sammankomster för hela Klubben. 

26 § 

Varje ordinarie klubbmedlem bör fullgöra en viss arbetsplikt. Denna arbetsplikt kan exempelvis utföras genom att vid behov hjälpa något av utskotten med utförandet av dess arbetsuppgifter. 

27 § 

Ändringar i denna arbetsordning kan ske med kvalificerad majoritet (2/3) på ett klubbmöte. 

Ikraftträdande 

28 § 

Denna arbetsordning har godkänts på föreningens klubbmöte den 30.9.2019 och träder omedelbart i kraft.